Gestionali per ristoranti
Migrare da un gestionale di prenotazioni senza perdere dati
Cambiare gestionale senza perdere dati richiede tre cose: un inventario di ciò che esiste, un’esportazione verificata prima di disattivare il vecchio sistema e un periodo breve in cui i due sistemi non si contraddicono. Non è un passaggio da fare in un weekend, e alcune informazioni vanno quasi sempre ricostruite a mano.
Cosa si migra davvero
Quando si parla di migrazione si pensa ai clienti, ma le voci da portare sono più d’una:
- Anagrafica clienti, con storico visite e note.
- Consensi, cioè le autorizzazioni raccolte, che devono seguire i clienti: sono dati da trattare con la stessa cura.
- Configurazione della sala: tavoli, capienze, combinazioni, turni.
- Prenotazioni future, che sono il rischio più concreto.
- Link e canali: sito, Profilo Google, social, widget.
Inventario prima della scelta
Prima di scegliere il nuovo sistema, elenca ciò che il vecchio fa e che qualcuno usa: chi accede, da quale dispositivo, quali report vengono letti, quali link puntano al sistema. Ciò che non è elencato è il primo a sparire durante il passaggio.
Esportazione: verificare, non dare per scontato
Chiedi al vecchio fornitore cosa puoi esportare e in quale formato. Poi scarica un’esportazione di prova e aprila: controlla che i nomi, i numeri di telefono, le date e le note siano leggibili e completi. Conserva una copia fuori dal vecchio sistema.
Se il vecchio fornitore limita l’export o lo rende disponibile solo per un periodo, questa informazione va considerata prima di firmare il nuovo contratto, non dopo.
Importazione: cosa passa e cosa va rifatto
L’importazione automatica non è sempre disponibile. Quando non c’è, i dati vanno trasferiti con un lavoro controllato: anagrafica e storico se esportabili, prenotazioni future a mano o con l’aiuto del team, configurazione della sala ricostruita nel nuovo sistema.
Per un approfondimento sul passaggio da un sistema specifico, consulta la guida dedicata a Quandoo e il passaggio ad altri gestionali.
La finestra di convivenza
Il periodo di convivenza serve a verificare il nuovo sistema sul servizio reale, non a tenere due agende. Durante questo periodo il vecchio sistema va in sola lettura per le prenotazioni nuove, il personale è formato e chi prenota sa dove scrivere.
Dopo il passaggio
- Aggiorna link e widget su sito, Profilo Google e social nello stesso giorno.
- Controlla da telefono che il nuovo percorso di prenotazione funzioni.
- Verifica che le conferme arrivino ai clienti.
- Tieni attivo per un periodo il controllo sul vecchio canale, per intercettare richieste che arrivano ancora lì.
Domande frequenti
Posso chiedere al vecchio fornitore un’esportazione dei dati?+
Di norma sì, ma le condizioni cambiano da fornitore a fornitore. Chiedi per iscritto quali dati sono esportabili, in quale formato, con quali campi e entro quali scadenze, prima di disattivare il servizio.
Il nuovo gestionale importa tutto automaticamente?+
Dipende dai formati disponibili e dai dati che il vecchio sistema permette di esportare. Non dare per scontata un’importazione completa: chiedilo al fornitore del nuovo sistema, verifica un campione reale e prevedi di ricostruire a mano ciò che non passa.
Quanto tempo deve durare la convivenza dei due sistemi?+
Il tempo utile è quello necessario a verificare il nuovo sistema sul servizio reale e a correggere gli errori. Più a lungo convivono, più è facile che una prenotazione finisca in un solo sistema e non nell’altro.
Fonti e metodo
Contenuto originale di AB Web Agency. Le fonti sono utilizzate per verificare fatti e indicazioni tecniche; non ne riproduciamo il testo.
- EUR-Lex — Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
Principi del trattamento dei dati personali, tra cui esattezza, integrità e riservatezza (art. 5), da rispettare durante il trasferimento.
DAL CONTENUTO AL SISTEMA
Vuoi applicarlo al tuo ristorante?
AB Web Agency può aiutarti a collegare sito, Google e prenotazioni in un percorso più semplice da trovare e da gestire.